บทท 1 การจ ดการฐานข อม ล..

Transcription

1 Advance 1

2 2 สารบ ญ บทท 1 การจ ดการฐานข อม ล.. 3 ฐานข อม ลค ออะไร ส วนประกอบของฐานข อม ล.. 3 การสร างฐานข อม ล 4 การตรวจสอบความถ กต องของข อม ล 4 การจ ดการฐานข อม ล... 8 การจ ดเร ยงข อม ล (Data Sort)... 8 การจ ดเร ยงข อม ลอย างรวดเร ว.. 9 การใช ต วกรองอ ตโนม ต (Auto Filter ). 10 บทท 2 การใช งาน Pivot Table ความหมายของ Pivot Table การเล อกข อม ลมาสร างตาราง. 15 เล อกข อม ลจาการกรองด วยตนเอง.. 17 การเล อกผลสร ปของข อม ลในตาราง Pivot Table การล างข อม ลในตาราง Pivot Table 19 การตกแต งตาราง Pivot Table 19 บทท 3 การใช งาน Pivot Chart.. 20 การเปล ยนข อม ลในตาราง Pivot Table ให เป น Pivot Chart การเล อกข อม ลในบานหน าต างต วกรอง Pivot Chart 21

3 3 บทท 1 การจ ดการฐานข อม ล ฐานข อม ลค ออะไร ฐานข อม ล (Database) หมายถ ง กล มของข อม ลท ม ความส มพ นธ ก น น ามาเก บรวบรวมเข า ไว ด วยก นอย างม ระบบและข อม ลท ประกอบก นเป นฐานข อม ลน น ต องตรงตามว ตถ ประสงค การใช งานขององค กรด วยเช นก น เช น ในส าน กงานก รวบรวมข อม ล ต งแต หมายเลขโทรศ พท ของผ ท มา ต ดต อจนถ งการเก บเอกสารท กอย างของส าน กงาน ซ งข อม ลส วนน จะม ส วนท ส มพ นธ ก นและเป นท ต องการน าออกมาใช ประโยชน ต อไปภายหล ง ข อม ลน นอาจจะเก ยวก บบ คคล ส งของสถานท หร อ เหต การณ ใด ๆ ก ได ท เราสนใจศ กษา หร ออาจได มาจากการส งเกต การน บหร อการว ดก เป นได รวมท งข อม ลท เป นต วเลข ข อความ และร ปภาพต าง ๆ ก สามารถน ามาจ ดเก บเป นฐานข อม ลได และท ส าค ญข อม ลท กอย างต องม ความส มพ นธ ก น เพราะเราต องการน ามาใช ประโยชน ต อไปใน อนาคต ต วอย าง ช อฐานข อม ล กล ม ข อม ล - พน กงาน - ล กค า บร ษ ท - ส นค า - ใบส งส นค า - น กเร ยน - อาจารย โรงเร ยนหร อมหาว ทยาล ย - ว ชา - การลงทะเบ ยน ประกอบด วย ส วนประกอบของฐานข อม ล ฐานข อม ลใน Excel ถ าพ ดก นง าย ๆ แล วก ค อตาราง (Table) น นเอง ซ ง ฟ ลด (Field) หมายถ ง หน วยของข อม ลท ประกอบด วยหลาย ๆ ต วอ กษร เพ อแทน ความหมายของส งหน ง เช น รห สพน กงาน ช อ เป นต น

4 4 เรคคอร ด หมายถ ง หน วยของข อม ลท เก ดจากการน าเอาฟ ลด หลาย ๆ ฟ ลด มา รวมก นเพ อแสดงรายละเอ ยดข อม ลในเร องใดเร องหน ง เช น ประกอบด วย ฟ ลด ต าง ๆ เช น รห สพน กงาน ช อ แผนก เง นเด อน เป นต น เรคคอร ดหน ง ๆ ของพน กงาน การสร างฐานข อม ล ข นตอนการสร างฐานข อม ล 1. ต งช อฟ ลด หร อคอล มน ม ข อจ าก ดว าช อฟ ลด น นต องม ช อไม ซ าก น 2. กรอกข อม ลลงในเรคคอร ดท 1 ให ครบ และตามด วย เรคคอร ดท 2 และ 3 ไปจนครบ 3. ท าการบ นท กข อม ล การตรวจสอบความถ กต องของข อม ล ในระหว างสร างฐานข อม ลใน Excel เราอาจจะก าหนดช อฟ ลด เอาไว ก อน แล วให ผ อ นมา ป อนข อม ลลงไปก ได อย างไรก ตามผ กรอกข อม ลอาจท างานผ ดพลาด ป อนข อม ลผ ด ๆ ลงไป ด งน น เพ อป องก นป ญหาน เราจ งควรปร บแต งให Excel ท าการตรวจสอบความถ กต องของข อม ลท ป อน ลง ไปด วย จะสามารถลดความผ ดพลาดในการป อนข อม ลผ ดลงไปได มาก สามารถเล อกใช ล กษณะ

5 5 จากตารางต วอย าง ทดลองท าในฟ ลด ช อส นค า โดยคล กเล อกคอล มน ท ใช พ มพ ช อส นค า แล วใช ค าส งการตรวจสอบความถ กต องของข อม ลของกล มค าส งเคร องม อข อม ลในแท บข อม ล จะ เป ดกล องโต ตอบการตรวจสอบความถ กต องของข อม ล จะปรากฏกล องโต ตอบด งร ป

6 6 ท แท บการต งค า ให คล กเล อกรายการในช องอน ญาตให และก าหนดช วงข อม ลท ครอบคล ม ช อส นค าท งหมด ควรม การป อนข อม ลช อส นค าให ครบและต อเน องก นไว ก อน

7 7 หล งจากน เรามาทดลองป อนข อม ลลงในช องท ได ปร บแต งไว แล วในฟ ลด ช อส นค าของ ระเบ ยนต อไป โดยคล กเล อกเซลล ต อไป จะปรากฏกรอบข อความท ใส แสดงอย และม ป มเล อก รายการอย ด วย ถ าจะป อนข อม ลให เล อกรายการในน นได เลย โดยไม ต องพ มพ

8 8 การจ ดการฐานข อม ล เม อเราได ป อนข อม ลจนครบท กระเบ ยนแล ว ก สามารถน ามาใช ประโยชน ต าง ๆ ได แต ส ง ส าค ญในการจ ดท าตารางข อม ลเป นฐานข อม ลใน Excel น น ค อ ข อม ลท ป อนต องอย ในแถวหร อ ระเบ ยนท ต ดต อก นโดยตลอดท งหมด และไม ม การผสานเซลล ในการท จะใช ประโยชน จาก ฐานข อม ลท ด ท ส ด ควรท จะแยกข อม ลและรายละเอ ยดออกเป นฟ ลด ๆ หน งได เท าท จะท าได เช น ค าน าหน า ช อ สก ล เพศ ว น เด อน ป ฯลฯ และการจ ดการฐานข อม ลได น น ต องคล กเล อกเซลล ใด เซลล หน งในตารางข อม ลน น แล วจ งคล กแท บข อม ล จะม ค าส งในหลายกล มค าส งท น ามาใช ประโยชน ค าส งต าง ๆ ในกล มค าส งของแท บข อม ล ซ งใช จ ดการฐานข อม ล การจ ดเร ยงข อม ล(Data Sort) เม อเราป อนข อม ลมาจนครบหร อในช ดข อม ลท ม อย แล ว เราสามารถท จะจ ดเร ยง ข อม ลเพ อ ด ล าด บของข อม ลได เช น รห สส นค า ช อส นค า ราคา โดยถ าต องการเร ยงล าด บ เพ ยงฟ ลด เด ยว ให คล กเล อกเซลล ใดเซลล หน งในฟ ลด น น แล วในกล มค าส งเร ยงล าด บและกรอง ของแท บข อม ล ให คล กป ม จะเร ยงจากน อยมาหามาก และป ม จะเร ยงจากมากมาหาน อย ต วอย างเป นการเร ยง ตามรห สส นค าจากมากไปหาน อย 1. เล อกฟ ลด รห สส นค า

9 9 2. เล อกแถบ Ribbon ข อม ล 3. คล กป ม ถ าต องการเร ยงจากน อยไปหามาก และป ม ไปหาน อย จะปรากฏหน าต างน ข นมา ถ าต องการเร ยงจากมาก หล งจากน นให ใส ล าด บการจ ดเร ยงโดยคล กท ดรอบดาวน ล ส ม ท งหมด 3 เง อนไขให เล อก กรณ ท ในแต ละคอล มน ม ค าซ าก น

10 10 ต วกรองอ ตโนม ต (Auto Filter ) เป นการกรองข อม ลให เหล อเฉพาะข อม ลตามท เราต องการ ในกรณ ท ข อม ลม จ านวนมาก จนไม สามารถจะจ ดเร ยงล าด บแล วค นหาได ด วยการไล ด ท ละระเบ ยน เราสามารถท จะ ค นหาส งท ต องการได โดยใช ต วกรอง ท ม อย 2 แบบ ค อ ต วกรองอ ตโนม ต และต วกรองข นส ง ท ค าส งต ว กรอง และ ต วกรองข นส ง ในกล มค าส งเร ยงล าด บและต วกรองของแท บข อม ล ด งต อไปน การใช ต วกรองอ ตโนม ต ใช ค าส งต วกรองอ ตโนม ต จะม ป มข นท ท ายเซลล ของห วตาราง ส าหร บเป ด รายการ เร ยงล าด บและกรองข อม ล ต องการกรองข อม ลฟ ลด ใดให ใช เม าส คล กท ป มท ปรากฏท ายช อฟ ลด น นๆ เช นต องการ กรองประเภทส นค าเฉพาะ Power Point

11 เม อกดตกลงจะได ผลล พธ ด งน 11

12 12 บทท 2 การใช งาน Pivot Table ความหมายของ Pivot Table Pivot แปลว า การหม น Table แปลว า ตาราง ซ งถ าหากน ามารวมก นแล ว ก จะม ความหมาย ท เช อมโยงก นว า "ตารางท สามารถ หม น หร อปร บเปล ยนได " น น เอง โดย feature ท ม อย ใน excel น จะช วยให เราบร หารข อม ลของเราเพ อท จะแสดงเป น report ตามท เราต องการ หร อ กราฟท เรา ต องการได ซ งท าให ง ายต อการอ านข อม ลเป นอย างมาก ข อม ลท เหมาะก บการว เคราะห ด วย PivotTable เช น 1. ข อม ลด บท ม ข อม ลมากๆ และม ความส าพ นธ ก นหลายๆอย างในแต ละ คอล มน 2. ข อม ลท ม ล กษณะเป นแถวๆโดยท แต ละแถวม จ านวนคอล มน เท าก น ข อด ของการท า Pivot Table 1. สามารถสร าง Report จากข อม ลด บท เราม อย น น ตามความต องการได 2. ท าให เราเห นร ปแบบและแนวโน มต างๆของข อม ลมากๆในเวลาอ นรวดเร ว 3. ท าให เราว เคราะห ข อม ลและความส มพ นธ ต างๆได โดยง าย 4. และท ส าค ญค อ ถ าเราต องการมองข อม ลในแง ม มอ นๆ เราก สามารถปร บเปล ยนร ปแบบ หร อหน าตาของ Table / Report ได อย างรวดเร วตามความต องการ โดยท าได อย างง ายๆด วย การ rearrange หร อ pivot ข อม ลใน PivotTable จนเห นแง ม มท ต องการ (ซ งท าได ง ายกว า ว ธ อ นๆมาก) ข อควรระว งของการท า Pivot Table 1.ข อม ลจะต องไม ม การท า merge ก นไว 2.การ Range พ นท ของข อม ลควรเผ อเอาไว ส าหร บกรณ ท ม data เพ มในอนาคต

13 13 การสร าง Pivot Table Report การสร าง PivotTable จะต องม ข อม ลท ม ล กษณะเป นฐานข อม ลหร อล สต โดยจะเป นข อม ลจากใน Excel เอง หร อเป นข อม ลท น าเข าจากภายนอกในการสร าง PivotTable อย างง าย อาจจะแบ งเป น 2 แบบ ด งน ในการสร างตาราง Pivot แบบท 1 น จะท าไปตามข นตอนแต ละข นตอน ด งน เร ยกโปรแกรม Excel ป อนข อม ล ด งน คล กเซลล B2 คล กแถบ Ribbon แทรก เล อก PivotTable

14 14 จะปรากฏไดอะล อกบ อกซ PivotTable ด งน 5. กดป มตกลง จะได แผ นงานใหม พร อมเคร องม อในการเล อกข อม ลจ ดท า PivotTable

15 15 การเล อกข อม ลมาสร างตาราง 1. ท ช องเล อกเขตข อม ลเพ อเพ มลงรายการในรายงาน คล กเล อกข อม ลท ต องการให แสดง ในท น เล อกประเภทส นค า 2. คล กเล อกข อม ลต อไปในท น ค อ ช อส นค า ก จะเห นว าม ข อม ลท งหมด 2 ลงในพ นท ตาราง ช ด ปรากฏ ข อม ลท แสดงจะปรากฏท กๆค าท ม อย แต ถ าเราต องการทราบว าประเภทส นค าท เป น Excel ม ช อส นค าอะไรบ าง 3. คล กป มล กศรท ข อม ล ประเภท 4. เล อกข อม ลท จะให แสดง 5. จะปรากฏเฉพาะข อม ลท ให แสดงลงบนตารางเท าน น

16 6. คล กเล อกให แสดงข อม ลไตรมาส

17 17 เล อกข อม ลจาการกรองด วยตนเอง เป นการเล อกให แสดงข อม ลท ต องการลงใน Pivot Table โดยเล อกข อม ลจากไอคอน กรองข อม ลด วยตนเอง ในตารางข อม ลโดยตรง นอกจากจะเล อกข อม ลแล วย งสามารถจ ดเร ยงข อม ลตาม พย ญชนะ ล าด บเลขได ตามท ต องการ ด งน 1. คล กไอคอน การกรองด วยตนเอง ท ช อง ป ายช อแถว 2. เล อกข อม ลท จะให แสดง 3. คล กป ม ตกลง

18 18 การเล อกผลสร ปของข อม ลในตาราง Pivot Table ท ตาราง Pivot Table จะแสดงผลรวมของแต ละข อม ลเท าน น เราสามารถเปล ยนให ไป แสดงผลสร ปในข อม ลอ นๆ ได เช น ค าเฉล ย ค ามากท ส ด หร อค าน อยท ส ด เป นต น 1. คล กไอคอนค าส ง การต งค าเขตข อม ล ในกล มค าส ง เขตข อม ลท ใช อย บน Ribbon ต วเล อก 2. ปรากฏไดอะล อกบ อกซ การต งค าเขตข อม ล 3. เล อกร ปแบบการแสดงผล จากต วอย างเล อกแบบค าน อยท ส ด 4. คล กป ม ตกลง ผลล พธ ท ได

19 19 การล างข อม ลในตาราง Pivot Table เป นการลบข อม ลในตารางม อย 2 ว ธ ค อ ล างท งหมด เป นการล างตาราง Pivot ท งหมดเพ อสร างใหม และแบบ ล างต วกรอง เป นการล างข อม ลท เล อกจากต วกรอง ม ข นตอน ด งน 1. คล กไอคอนค าส ง ล าง ในกล มค าส ง การกระท า บน Ribbon ต วเล อก 2. เล อกแบบ ล างท งหมด Table การตกแต งตาราง Pivot Table ว ธ ท 1 สร างตารางท แผ นงานใหม ด บเบ ลคล กท เซลล ผลรวมใดๆในตาราง โปรแกรมจะน าข อม ลไปสร างเป นตารางลงใน แผ นงานใหม โดยอ ตโนม ต แต ข อม ลในตาราง Pivot Table ก ย งคงเด ม ว ธ ท 2 ตกแต งด วย Ribbon ออกแบบ

20 20 บทท 3 การใช งาน Pivot Chart การเปล ยนข อม ลในตาราง Pivot Table ให เป น Pivot Chart เน องจากการสร างแผนภ ม จากตารางท ม ข อม ลซ บซ อน จะท าให แผนภ ม ด ข อม ลค อนข าง ล าบาก เม อใช Pivot Table เข าช วยเล อกข อม ล ก สามารถสร างแผนภ ม จากตาราง Pivot Table ท อ านง ายมาก ย งข น โดยม ว ธ การเปล ยนข อม ลในตาราง Pivot Table ให เป น Pivot Chart ด งน 1. คล กไอคอนค าส ง Pivot Chart ในกล มค าส งเคร องม อ บนแท บ Ribbon ต วเล อก 2. ปรากฏไดอะล อกบ อกซ แทรกแผนภ ม 3. เล อกร ปแบบแผนภ ม ท ต องการ 4. คล กป ม ตกลง

21 21 การเล อกข อม ลในบานหน าต างต วกรอง Pivot Chart ท บานหน าต างต วกรอง Pivot Chart จะเป นส วนท ใช เล อกแสดงข อม ลของต วกรอง และ ข อม ลตามแนวแกน ม ล กษณะเด ยวก บการเล อกข อม ลใน Pivot Table ซ งการเล อกข อม ลท บานหน าต างต ว กรอง Pivot Chart น จะม ผลต อตาราง Pivot Table ด วย

22 22 ข อม ล Pivot Table ก อนการเปล ยนต วกรอง ข อม ล Pivot Table หล งการเปล ยนต วกรอง